饭店物资采购管理 10页

饭店物资采购管理采购部是负责酒店各项物资采购工作的职能部门。采购部的主要任务是根据酒店经营管理工作要求，及时、适量、适价，合理地采购酒店各部门所需物资，并保证采购物资的质量及售后服务的联系。第一节岗位职责部门：财务部职务：采购部经理直接上级：财务部经理直接下级：采购领班联系部门：各职能部门岗位描述：1.任职人员需具备高中或职高以上学历，并具有相应证书。2.主持采购日常管理业务工作，保证物资供应畅通。岗位职责：1.全面负责采购部日常工作，保证物资供应。2.审批采购申请单、购货合同。3.组织市场调查研究，及时了解最新市场行情，不断开发货源渠道督导采购人员努力降低采购成本。4.确保按采购申请单的内容和要求，以最合理的价格，购买质量符合要求的物品。5.及时跟踪追查已采购的定单，确认到货日期，确保物品的正常供应。有效地控制采购物品的数量，压缩费用开支。6.与供应商建立良好的合作关系，确保以最低价格买到高质量的物品。7.协调与酒店其他部门的联系，确保各项采购工作的顺利进行。8.加强对下属的培训，定期评估工作表现和能力。\n部门：财务部岗位：采购部职务：采购领班直接上级：采购经理联系部门：各职能部门岗位描述：1.任职人员需具备高中或职高以上学历并具有相应的证书。2.负责物品采购，保质、保量，及时准确地将货品到位。岗位职责：1.严格遵守各项财务制度，按照工作程序完成物品采购任务。2.依据批准后的有效采购订单，取得付款票据，实施购买物品。3.采购物品严格把好质量关，坚决拒收不符合质量要求的物品。4.及时报帐并整理、存档各种物品采购的记录及资料。5.及时了解市场情况，不断开发货源渠道，向采购经理提供市场信息和降低物品采购成本的建议，对不符合要求的货物负责交涉退货。6.确保按照所需数量，以最低价格购买质量最优、信誉最好的供应商或厂家的物品。7.与供应商建立良好的业务往来关系，向采购部经理提供最新市场情况和资料。8.完成采购部经理交办的其他工作。第二节对采购人员的工作要求1.严格遵守饭店员工手册和各项规章制度。2.严格执行采购程序及财务制度。3.采购人员要定期参加培训提高自身素质，了解市场行情、物价信息、产品性能。4.采购人员要掌握谈判的技巧，了解客户心理，买方市场要货比三家、价比三家，将优质的商品以优惠的价格购入饭店；买方要与客户保持联系，经常电话联系，了解市场行情。5.采购人员要与送货商、收货部、饭店申购部门之间搞好协调工作。\n6.采购人员尽可能掌握饭店使用商品的一般规律，与厨房或使用部门经常联系，对订单申报数量不合理的现象提前与部门打招呼。说明理由，避免造成库房不必要的积压和缺货。7.采购员之间要互相通气，提供信息，也可以直接向经理提建议性意见；在缺少人员的情况下，食品和物品采购要互相协助，特别是饭店出租率高，有大型活动时，一定要保证货源，全力为一线服务，保持饭店的声誉。8.采购商品国内能够解决的尽量不进口，但要在同等条件下或饭店当局认为可以的情况下。另外本市能解决的最好不要到外地采购，这样价钱低，到货及时，出现问题可以及时与厂家联系解决，还可以为饭店节约开支；总之，采购部是一个花钱的部门，花钱买东西就有好有坏，众口难调，如何做到价钱低，东西好需要每个采购员去努力工作。第三节对采购工作的要求1.使用部门填写采购申请单(有中文为佳),由部门经理签字后交到采购部。申请单上要写明物品名称、数量、规格，现库存量及采购原因。2.采购人员收到各部门的采购单交经理审阅后分发到采购员手中。\n(5-15分钟)1.由采购员填写报价，要求有三家不同供应商的报价，经过比较确定价格交经理审签。(最多不超过三个工作日)2.采购申请单送给财务部经理、副总经理和总经理审签后，采购员方可进行采购。3.采购单转回之日起三日内到厂家订货购买。货物买回之后，送收货部或使用部门验收，合格后请收货人在货物收货单或收货报告上签字。(12-24小时到货)4.将采购申请单按要求分送收货部及申请部门，一份由采购部保留存档。(5-10分钟)7.采购外地商品要向使用部门说明到货时间，以保证饭店商品的供应。有些特别商品要首先提供样品，由使用部门确认后方可购买，以免造成不必要的浪费。\n8.对于饭店长期使用商品，使用部门要提供月用量，年用量或者写出长期订单，减少不必要的工作量。9.如货物出现质量问题，部门提出退货要求，要查明理由、原因、分清责任，然后与厂家协商，尽量满足部门要求。(12-24小时)10.季节性商品要提前向库房说明情况，适当保持库存，选择最佳季节进行采购，为饭店节约开支。11.饭店急需商品，特批订单，采购员要向部门经理打招呼，经上级批准后及时采购，以保证饭店的正常营业。(2-8小时)12.对未到达的货物进行跟催。(随时)13.食品采购要严格执行食品索证制度，在订货前要向供货单位索要执照、卫生许可证、地市级卫生防疫部门出具的当年的卫生质量检测报告，同时提供兽医检疫检验证明等，将其存档备查，决不可向证件不全的单位订购食品。14.清洗食品用具的洗消剂及客房一次性用品的采购，必须向供货单位索要营业执照、生产企业卫生许可证、生产企业生产许可证、生产企业当地地市以上卫生防疫站出具的卫生质量检测报告。15.订做客房一次性用品时，必须在香波、护发素、浴液、护肤润肤品、袋泡茶等产品的小包装上注明产品名称、生产企业的卫生许可证编号、产品执行标准号、生产日期、保质期等。第四节采购工作程序一.资料的搜集和管理。1.采购员应在平时多做市场调查，搜集良好品质的物料和供应商，掌握市场信息，与同行业做比较，参加与饭店业有关的展览会、订货会、座谈会，事先掌握与饭店业有关的各种设备、用品、用具、消耗物品及餐饮原材料等\n一系列的最新资料和供货渠道及相关的价格，提供可靠的服务。1.所有的物料供货资料，订货文件，采购记录的文件均应集中由采购部专业人统一管理，避免造成分散、脱节、无法跟催、漏单，重复或中途搁置的现象。二.采购申请单的发单记录。采购部收到采购申请单后，分部门登记备查，并核对申请单的各项填写的是否清楚，手续是否齐全，如填写不详的采购单应退回申请部门。三.报价、议价。1.报价：供应商提供采购人员所要购进物品的参考价为报价，报价形式分为三种：口头报价，书面报价及投标方式。(1).口头报价：只局限于要继续补仓和零散购进物品，但质量价钱与最后一次订货要完全相同。(2).书面报价：如需订购大批量和大金额(含固定资产)的物品，需由供应商提供文字书面报价。对餐饮用料、鲜鱼蔬菜、调料、酒水罐头，干货等，要求供应商定期提供书面报价。(3).投标方式。2.采购人员根据供应商的报价进行电话式或口头式，书面式的协商，不能单从价钱方面洽谈，要考虑到物品的质量、交货期，供应商的实力等一切细节，通过议价，得到对饭店有直接利益的价格。四.定价。通过议价，要进行三家供应商的比价，选定议价拥有优势的供应商的价格作为采购申请单的选定价，送采购部经理认可签字。五.审批，六.订购。1.\n当收到采购部经理、财务部经理、副总经理及总经理批准后的采购申请单，应立即与选定的供应商联系订货，说明采购单号，并规定到货期限。1.采购项目需签定合同时，应遵循中华人民共和国经济合同法来保护经济合同当事人的合法权益，由双方协商签定合同，要写明：A.标的B.数量和质量C.价款D.包装及保险费E.履行的期限、地点及方式F.付款方式G.服务范围H.违约责任七.采购单的跟催。采购人员对所经办的工作都应养成跟催跟办的习惯，不可用任何借口放缓拖延，放弃或以任何理由不与跟催，在确实遇到困难时立即向上一级主管人员上报请示，避免因拖延任何一项采购要求，使饭店蒙受不可估测的损失或在运营上推动有利条件。1.采购申请单的跟催：当采购申请单在采购员手中三个工作日而未能有效报价或未送来采购部经理签批的，应将情况上报采购部经理。送采购部经理审批的采购申请单超过一个工作日仍未签批，由秘书跟催。当采购申请单呈财务经理或店级领导审批超过三个工作日仍未回复时，采购部经理跟催。2.到货跟催：采购人员应对已发出订货单中采购项目的到货情况和到货质量进行检查，对未到货项目和到货质量产生问题的项目进行交涉和跟催。3.管理跟催：对采购部作业情况的检查由采购部经理进行监督，对运做中未完善的情况与主管共同探讨改善办法，以提高采购效率和工作质量。4.行政跟催：采购部与其他部门的沟通和需要行政支持的协调工作由采购部经理上报跟催。八.应急自购。对于采购员自行采购的物品，由采购人员领取备用金，采购的物品交验\n货部验收，办理收货报告后，附发票于三日内报帐。第五节采购过程中应特别注意的问题在采购过程中，一些部门和个人受到利益的驱使，往往会作出一些有害于饭店的行为。对此，饭店要加强对物资采购的管理，尤其要注意以下四个问题：1.防止供方买空卖空。当饭店需要某种物资，特别是较贵重的物资时，有些商家手中并无这种物资，甚至完全没有供应物资的能力，却信誓旦旦与饭店签定供货合同，转而将合同卖给有此物资的商家，从中渔利，或从市场上拼凑饭店所需物资，勉强供应。遇到这样的供货商，饭店会受到许多损失。首先，这样的供货无疑会使采购成本增高，因为无论供货商转卖合同捞取回扣，还是做“二道贩子”从市场上购买后转卖给饭店，供货商往往不能保证物资的持续、按时供应，使饭店经营活动的顺利进行受到威胁。饭店必须防止供货商的这种行为。2.防止饭店重复付款或超额付款。饭店向供货商支付采购物资的货款时，一般要求供货商在提供发票的同时提供经饭店验收人员签章的交货通知单。这些交货通知单对供、购双方来说都十分重要。可以这样说，供货商手中只要握有采购方签字认可的交货通知单，就有权向采购方收款。因此，饭店必须及时收回这些交货通知单原件，以免对方有意无意地重复索取货款。另外还有一些情况也会造成饭店重复支付货款，如在验收多种、大量货物时，需签署多张交货通知单，混乱中可能会重复签收同一批货物；一些送货商因各种原因请验收员事后补签交货通知单，而单据中的数量大于实际实际收获数量；这些都必须引起饭店物资管理部门的高度重视，要求验收人员逐项核对货物与单据。3.防止供货商在交货时以次充好。(1).利用饭店物资管理过程中订货人员与验收人员衔接不够紧密的漏洞，提供样品时货真价实，而实际进货时降低等级。(2).供货时以好货辅面，以次货压底。(3).已优惠供应做幌子，降低物资质量，钻合同不够完备的空子。\n(4).以填充物加重物资的重量。(5).以颜料或科技手段掩盖物资的劣质外观。(6).向饭店验收人员行贿，直接以次充好。4.加强采购凭证管理。采购部门要注意购物的归档和保管，要求做到既能保证采购凭证的安全和完整，又便于事后检查。(1).设专人专门保管各个类凭证，包括合同、订货单、交货通知单、发票、运单、各种费用单据等。(2).定期将采购凭证按日期装订成册，及时归档。(3).凡属质量、数量、价格存在问题所提出全部或部分拒付的理由书，也应该附在有关凭证之后。(4).凡向供货商提出索赔的书面异议书，应由采购部门的经办人员妥善保管，以便进一步与供货商协商解决。(5).未经使用的空白购进凭证，如收货单，应由进货部门经办人员妥善保管，防止丢失，不得私自撕毁和处理。5.建立良好的供货关系。1.建立良好的供货关系，可以大大降低饭店的采购成本(1).容易获得采购价格上的优惠。因为长期大量采购会使饭店成为供货商的一个稳定的收入渠道。为保持这份收入的稳定，大多数供货商愿意让利，以优于其他供货商的价格供应物资。(2).可以降低饭店在寻求新的供货商时所需的人力和财力开支。(3).与供货商合作时间越长，双方相互信任的程度就会越深，供货商越有可能允许饭店赊帐采购，着可以大大减轻饭店的资金压力，特别是当饭店资金周转困难时。(4).有一个稳固的供货商，还可以保证质量统一的物资供给的持续性。(5).与供货商保持良好的合作关系，使饭店可以根据经营项目的调整，方便灵活地增减物资采购的数量和品种。建立良好供求关系的方法。<1>.认真履行合同条款，尤其要按时支付购货款。这是饭店守信誉的最重要的表现，是建立与供货商之间良好合作关系的最有效的方法。\n<2>.互通信息。饭店应主动向供货商介绍物资使用现状以及物资在不同]时期的不同需求量，为供货商的供货准备提供充足的时间和尽量多的方便。<3>.一切交易手续清楚，不留纠纷隐患，这是双方长期愉快合作的重要保证。<4>.互相体谅。在与供货商合作的过程中，会有许多意外的事情发生，饭店在确保经济利益及经营活动不受损失的前提下应尽量替供货商着想，体谅他们的难处。如某种物品突然短缺，在不影响饭店产品品质的前提下，应允许供货商小范围地提供替代品。这种体谅对良好的供求关系十分重要，有些供货商愿意为此付出一定的代价，如提供高质量的商品、给予折扣等。<5>.对信誉好、供物质量好的供货商采取适当扶持的政策。建立长期的良好的供求关系并不意味着饭店从此不再另外选择供货商。饭店通过市场调查，了解最新的物资行情，时刻比较不同的供货商，将比较结果反馈给供货商，敦促其作出反应。如果供货商未能作出相应反应，或当出现更理想的供货商时，饭店完全有必要重新选择理想的供货商。